Od 1. januára 2027 vstupuje do platnosti nová legislatíva, ktorá zásadne mení spôsob fakturácie na Slovensku. Prechod na štruktúrovaný elektronický formát je nevyhnutným krokom k plnej automatizácii účtovných procesov.
Čo prináša táto zmena?
Papierové faktúry a bežné pdf formáty budú nahradené štruktúrovaným elektronickým formátom. Tento formát umožňuje účtovným softvérom, aby údaje z faktúry spracovali automaticky, bez potreby manuálneho prepisovania.
Koho sa týka povinnosť vystavovať faktúry?
Nová povinnosť sa vzťahuje na všetkých platiteľov DPH so sídlom na Slovensku, ktorí:
- dodávajú tovar alebo
- poskytujú služby na území Slovenskej republiky.
Kto musí faktúry prijímať?
Prijímať faktúry v tomto novom, strojovo čitateľnom formáte budú musieť všetky osoby (firmy aj podnikatelia), ktorým sú vyššie uvedení platitelia DPH povinní faktúru vystaviť. To znamená, že aj keď Vy sami nemusíte vystavovať elektronické faktúry (napríklad ak nie ste registrovaní na DPH), musíte vedieť prijať elektronickú faktúru, ak Vám ju zo zákona musí dodávateľ poslať.
Elektronické faktúry musí vedieť prijímať každá právnická osoba a každý podnikateľ, ktorý je zdaniteľnou osobou. To znamená napríklad: živnostníci a osoby so živnostenským oprávnením, ľudia so slobodnými povolaniami ako advokáti, notári, architekti, umelci (speváci, herci), samostatne hospodáriaci roľníci, alebo aj ľudia, ktorí prenajímajú nehnuteľnosti. Ak patríte do niektorej z týchto skupín, musíte si zazmluvniť Digitálneho poštára, aby ste mohli prijímať faktúry.
Čo je elektronická faktúra?
Elektronická faktúra (e-faktúra) nie je bežný PDF súbor alebo scan. Ide o štruktúrovaný XML formát, ktorý je vytvorený priamo pre počítačové systémy.
- Automatické spracovanie: Údaje sa do účtovného softvéru načítajú samy – odpadá manuálne prepisovanie.
- Vysoká presnosť: Minimalizuje sa riziko ľudskej chyby pri zadávaní údajov.
- Európsky štandard: Jednotný formát platný v celej EÚ.
Ako funguje odosielanie a prijímanie e-faktúr?
Faktúry už nebudete posielať prostredníctvom e-mailu, ale cez certifikovaných Digitálnych poštárov. Tieto služby fungujú ako bezpečný digitálny kanál, ktorý zabezpečí okamžité a spoľahlivé doručenie vašich dokladov priamo k príjemcovi.
Čo potrebujete vedieť:
- Pohodlný prístup: Službu môžete využívať priamo integrovanú vo vašom účtovnom programe, prípadne cez webovú alebo mobilnú aplikáciu zvoleného poskytovateľa.
- Obojsmerná komunikácia: Systém slúži na odosielanie aj prijímanie. Ak ste zo zákona povinní e-faktúry vystavovať, musíte byť zároveň technicky pripravení ich prijímať, keď vám ich pošlú vaši obchodní partneri.
- Sloboda výberu: Digitálneho poštára si nevyberá štát, ale vy sami. Z ponuky na trhu si zvolíte riešenie, ktoré najlepšie vyhovuje potrebám vášho podnikania.
- Bezpečnosť: Digitálny poštár garantuje, že faktúra sa dostane bezpečne a v nezmenenom formáte do systému vášho odberateľa.
15-dňová lehota na vystavenie faktúry zostáva v platnosti
Prechod na elektronické faktúry prináša nové technické požiadavky, no pravidlá týkajúce sa termínov sa nemenia. Stále máte 15 dní od uskutočnenia zdaniteľného plnenia na to, aby ste faktúru vystavili.
Čo znamená „vystavenie“ v elektronickom svete?
Na splnenie zákonnej povinnosti nemusíte čakať na potvrdenie, že faktúru zákazník fyzicky prijal. Lehota na vyhotovenie faktúry je považovaná za splnenú v momente, keď:
- Vygenerujete faktúru v predpísanom štruktúrovanom XML formáte.
- Odovzdáte ju Digitálnemu poštárovi (certifikovanému poskytovateľovi doručovacej služby).
Od tohto momentu sa faktúra považuje za oficiálne vyhotovenú a odoslanú, bez ohľadu na to, kedy si ju príjemca otvorí.
Oznamovanie údajov Finančnej správe
Súčasťou procesu elektronickej fakturácie je automatické odosielanie údajov z faktúr Finančnej správe. Nemusíte sa však obávať zložitej administratívy – celý proces prebehne na pozadí vďaka vášmu Digitálnemu poštárovi.
Dodávateľ oznamuje údaje v čase vyhotovenia, alebo najneskôr v posledný deň lehoty na vyhotovenie elektronickej faktúry cez svojho Digitálneho poštára
Odberateľ oznamuje údaje do piatich dní od prijatia elektronickej faktúry jeho Digitálnym poštárom
Na čo si dať pozor?
Zákon stanovuje prísne sankcie za neplnenie týchto povinností. Je preto kľúčové mať spoľahlivého partnera pre digitálne doručovanie.
Pokuty za nedodržanie povinností:
- Bežné porušenie: Pokuta až do výšky 10 000 €.
- Opakované porušenie: Pokuta až do výšky 100 000 €.
Kedy pokuta nehrozí?
Legislatíva myslí aj na ľudské zlyhania alebo technické problémy. Pokutu nedostanete v nasledujúcich prípadoch:
- Zrejmý omyl: Ak urobíte chybu v údajoch, ale bezodkladne ju po zistení opravíte.
- Zlyhanie poštára: Ak preukázateľne dokážete, že k omeškaniu došlo na strane vášho Digitálneho poštára a údaje boli odoslané ihneď po odstránení technickej poruchy.